Case:
Wijbenga

Wijbenga heeft een oplossing gevonden in M-Files en heeft nu direct alle relevante documenten en correspondentie per project onder de knop.

Case-Wijbenga-Partnerversie-Def-ID-21655-3-e1608821609347-ori

Overzicht en inzicht voor specialist in industriële koudesystemen

Jeroen Schröer, directeur Wijbenga: “Wij vinden onze klanten in de meest uiteenlopende omvang en segmenten, van ijsbaan tot skihal en koel-/ vriesinstallaties bij groothandels. Wij maken gebruik van natuurlijke koudemiddelen, zoals ammoniak (nh3), koolstofdioxide (co2) en propaangas (c3h8). Daarvan hebben we veel kennis in huis en die is ook nodig, want ‘natuurlijk’ wil niet zeggen niet gevaarlijk. Er is dus alle belang bij veiligheid, duidelijkheid en werkbaarheid etc.

Daarom worden alle processen rondom de productie en levering van een koudesysteem vergezeld van uitgebreide documentatie: van eerste offertes tot kwaliteitscertificering volgens EUnormen, op allerlei terreinen. Alles wordt uitgebreid geregistreerd en alles over één project wordt ook geordend – in principe – in één project. In de praktijk bleek echter dat die informatie nogal eens verspreid raakte over meerdere afdelingen en medewerkers, doordat onze mensen vanuit verschillende invalshoeken ermee moesten werken. Informatie raakte opgeslagen in meerdere ‘silo’s’ waar die eigenlijk gewoon bij elkaar zou moeten zitten. Dat werkt onhandig, kost extra tijd om informatie op te hoesten en het risico op fouten of dubbel werk wordt ook groter. We moesten dus op zoek naar een oplossing die ons zou helpen overzicht te bewaren en in één handeling beschikbaar zou moeten zijn en het inzicht zou kunnen bieden waar wij, of de klanten, om vragen.”

Zelf op zoek naar een oplossing

Nu is Schröer er de man niet naar om dan een peloton dure consultants in te huren om uit te zoeken wat hij nodig heeft voor zijn bedrijf. “Wij zijn meer van de pragmatische aanpak. We zijn eerst eens bij wat toeleveranciers van ons gaan kijken en troffen bij Vahterus (Finland) een informatiebeheersysteem dat ons wel aansprak: M-Files. Vervolgens zijn we gewoon gaan zoeken welke partij dat hier in Nederland dicht bij ons in de buurt zou kunnen doen. Dat bleek de Benelux Group te zijn.” Na de eerste gesprekken zijn zij aan de slag gegaan en hebben voor ons alle relevante processen geanalyseerd, met de daarbij horende soorten documenten en -stromen.

Case-Wijbenga-Partnerversie-Def-ID-21655-e1609162552641-groter

Dat waren er nogal wat: van certificering en correspondentie tot technische tekeningen, inclusief concepten, goedkeuringen etc. Kortom, alles wat bij zo’n technische installatie komt kijken. Dat moet vervolgens bij elkaar in een overzichtelijk systeem kunnen worden ondergebracht. Daarmee ontstaat een compleet en actueel dossier over product(en), klant, Wijbenga en toeleveranciers, want wij zijn meestal niet de enige partij die erbij is betrokken. Die informatie moet kunnen worden opgeslagen en beheerd, zodanig dat bevoegde medewerkers met de juiste rechten die informatie direct kunnen opvragen in inzien.” Een behoorlijke uitdaging met complexe en variabele bronnen en vormen van informatie. Schröer: “Ofschoon er in onze business veel maatwerk is, ben ik zelf een beetje allergisch voor maatwerk in de IT. Wij zijn in veel opzichten een bijzonder bedrijf, maar toch niet als het gaat om informatiebeheer? Dan moet het toch wel mogelijk zijn om een standaardoplossing te implementeren die gewoon werkt en doet wat je mag verwachten?”

“Benelux Group heeft ons een grote stap verder gebracht en het voelt eigenlijk alsof M-Files er altijd is geweest. Dit maakt het voor ons mogelijk om weer te focussen op koudetechniek en onze klanten, waar het echt om gaat.”

Jeroen Schroër, directeur Wijbenga

Case-Wijbenga-Partnerversie-Def-ID-21655 2

Bewezen toegevoegde waarde

M-Files kan dat en heeft dat ook bewezen. Schröer: “De mensen van de Benelux Group hebben een oplossing geleverd die onze mensen in staat stelt eenvoudig, efficiënt en effectief met belangrijke projectinformatie om te gaan en die op te slaan, te beheren en weer beschikbaar te maken, gewoon op basis van wát de informatie is, niet waar het is. Als een klant vragen heeft, als een leverancier gegevens of een certificaat zoekt over een specifiek onderdeel of een projectmanager wil details weten over een levering bij een klant, kunnen we die vragen nu meteen beantwoorden.

Het hele informatiebeheertraject, van offerte tot levering, is nu ondergebracht in M-Files, zodat de juiste mensen op basis van rollen en functies altijd en overal inzicht hebben in de projectstatus en de bijbehorende informatie.”

Dat was overigens ook een belangrijke wens van Wijbenga aan het begin van de samenwerking met de Benelux Group: Het ging zeker niet alleen om een ‘archiefoplossing’ om informatie netjes op te slaan. “Daarnaast is een groot deel van de bestaande informatie ook in M-Files ondergebracht middels een conversie. Ook daar heeft Wijbenga groot voordeel van. De samenwerking met de Benelux Group verliep daarin uitstekend. Ze denken mee, ze hebben een goed beeld van processen en datastromen en hebben ons geadviseerd over indeling en verdeling van informatie in het systeem. Ze hadden daarmee voor ons echt toegevoegde waarde.”

Wij werken samen aan projecten

Een prettige werksfeer creëren voor de medewerkers waarbij kwaliteit de norm is, met als ultiem doel tevreden partners/klanten. Down to earth, eerlijk en transparant. No-nonsense is waar we voor gaan.

Vergelijkbare cases