“De beste betekent in ons geval: de meest klantgerichte en de meest flexibele. Dus met de hoogste prioriteit op service aan de klant”, aldus directeur Henk Griffioen en financieel directeur Herman Brinkman. “Om dat voor elkaar te krijgen moet je ook alles in het werk stellen om je belangrijkste informatieprocessen op orde te houden. M-Files stelt ons daartoe in staat. Snel, flexibel, inzichtelijk en gericht op gemak in gebruik voor de klant. Net als wij eigenlijk.
Case:
That's Lease
That’s Lease is een nog relatief jonge leasemaatschappij die zich vooral richt op het oplossen van mobiliteitsvraagstukken bij MKB en MKB+ bedrijven. Ze willen niet per se de grootste zijn, maar wel de beste. Om dat voor elkaar te krijgen moet je je belangrijkste informatieprocessen op orde houden.
Maatwerk
Het klinkt erg eenvoudig ‘er zijn voor de klant’, maar Griffioen ziet het in de praktijk wel anders. “Ik heb bijna mijn hele leven in de mobiliteitsbranche gezeten en heb gezien dat alles kan, totdat je er als klant om vraagt. Bij ons werkt dat anders. Als er door omstandigheden auto’s teruggenomen moeten worden, dan gaan we niet met de contracten zwaaien maar een passende oplossing zoeken. Dan willen we nog steeds graag zaken met je doen en je helpen je mobiliteitsvraagstuk op te lossen.” Brinkman vult aan: “Als financiële man wil ik uiteraard graag dat alles klopt, maar wat heb je eraan als je klanten weglopen omdat de spreadsheet wel klopt, maar je ze niet goed behandelt? Wij gaan meer voor maatwerk bij zo’n klant.
Wat heb je écht nodig en wat is weliswaar handig, maar niet strikt noodzakelijk? That’s Lease wil voor de langere termijn gaan, een goede binding, een meer persoonlijke relatie, met de klant opbouwen. Daar hechten de klanten – vooral bij het MKB – veel meer aan. Die doen zelf ook op die manier hun zaken.” That’s Lease is erin geslaagd om met die insteek in relatief korte tijd een wagenpark in eigen beheer op te bouwen van zo’n 1100 wagens.
Flexibiliteit voorop
Om aan al die wensen van klanten te kunnen voldoen, moet je vooral zelf flexibel zijn, vindt Griffioen. “Er moet transparantie zijn, een platte organisatie die snel schakelt met allemaal hetzelfde doel voor ogen en duidelijkheid naar de klant. Zo ingewikkeld is het eigenlijk niet. Het draait vooral om kostenbeheersing, effectiviteit en efficiency. Voor de klant en voor ons.” Brinkman daarop inhakend: “Dat is ook een van de redenen waarom we met M-Files in zee zijn gegaan. We hebben een kleine, platte organisatie, maar als je groeit wordt het wel een uitdaging om alle informatiestromen onder controle te houden.
In deze wereld gaat nogal wat heen en weer, contracten, offertes, rijbewijzen en andere persoonlijke documenten, mantelovereenkomsten, overzichten etc. Die documenten moeten bereikbaar zijn op het moment dat je ze nodig hebt, maar wel goed afgeschermd voor mensen die niet bevoegd zijn. Dat mikt erg nauw tegenwoordig. Daarnaast gebruiken we Carwise, een van de leidende ERP-totaaloplossingen binnen de leasewereld. Wij wilden het echte documentbeheer en Carwise uit elkaar halen, om sneller en flexibeler te kunnen werken en om makkelijker te kunnen blijven voldoen aan wet- en regelgeving. Maar dan moest dat documentmanagementproduct wel aansluiten op Carwise. M-Files kon dat voor ons realiseren.”
“M-Files geeft ons die flexibiliteit die we nodig hebben om te kunnen groeien, zonder in te boeten aan kwaliteit en nog altijd met relatief weinig mensen volledig grip te houden op alle voor ons belangrijke informatiestromen.”
Henk Griffioen, DGA, That’s Lease
Werken in de Cloud
M-Files vormt de schil tussen Carwise en eigen ontwikkelingen van That’s Lease zoals bijvoorbeeld ThatsApp. Een mobiele app die berijders informeert over de staat van hun auto en bijvoorbeeld brandstofverbruik. Voor het proces omtrent afleveringen en innames is in eigen beheer ook een app ontwikkelt. Brinkman: “Alle relevante informatie uit die app, zoals foto’s van auto’s bij aflevering of inname, inclusief locatie en tijd, komt ook als pdf in M-Files. Daardoor beschikken we altijd over de volledige en meest actuele informatie, doorzoekbaar en terug te vinden, dankzij de slimme zoekstructuren in M-Files: het gaat om wát het is, niet om wáár het is.
De intelligentie in de software helpt ons enorm. Voorheen stond de informatie verspreid over netwerkschijven. Dan moesten we echt zoeken naar specifieke documenten en ging kostbare tijd verloren; tijd die wel liever besteden aan onze klanten.” Dat M-Files in een (private) cloudversie beschikbaar was, was voor That’s Lease een belangrijk argument om daarvoor te kiezen. Het bedrijf doet tegenwoordig alles in die private cloud-omgeving. “Het werkt een stuk efficiënter en geeft ons de mogelijkheid om meer en betere service naar klanten te bieden. We willen maximale ondersteuning van onze automatisering waar dat kan. M-Files sluit daar naadloos op aan. Nu zijn we volledig ‘in control’ met betrekking tot informatie en -stromen, flexibel en altijd en overal up-to-date en kunnen we verder werken aan onze ambitie: de beste worden zonder te grootste te zijn.”
Wij werken samen aan projecten
Een prettige werksfeer creëren voor de medewerkers waarbij kwaliteit de norm is, met als ultiem doel tevreden partners/klanten. Down to earth, eerlijk en transparant. No-nonsense is waar we voor gaan.
