Het team van Stertil was aanvankelijk op zoek naar een ticketsysteem waarbij klanten met vragen over onderhoud, reparatie, klachten e.d. geregistreerd konden worden. Een ticketsysteem was echter niet voldoende want men wilde binnen een dergelijk systeem ook andere processen en documenten beheren. Een ticketsysteem is hiervoor niet flexibel en dynamisch genoeg. Benelux Group had voor hen de oplossing met M-Files.
Case:
Stertil
Alle informatie in één (ticket)systeem.
Stertil kent een lange historie in de maakindustrie. Vanuit een langdurige ervaring ontwikkelt, produceert, vermarkt en verkoopt Stertil anno nu een breed programma producten voor het heffen van voertuigen en het optimaliseren van laad- en losprocessen aan perrons in distributiecentra. Het klantbestand van Stertil is zeer breed, het serviceteam van Stertil, Stokvis Services B.V., heeft contact met al deze klanten. Omdat er ontzettend veel contactmomenten zijn met klanten wegens storingen, abonnementen, reparaties of nieuwe aanvrage, rees de vraag hoe ze dit contact beter konden monitoren en de communicatie konden verbeteren.
Registreren en categoriseren
Benelux Group heeft met M-Files een inrichting gerealiseerd waarbij Stertil de mogelijkheid kreeg om alle klantcontacten te registreren en te categoriseren. Vanuit deze registratie is het mogelijk geworden om vervolgacties bij onderhoudsmonteurs, klantenservice en ga zo maar door, uit te zetten. Klanten krijgen na registratie een bevestigingsmail en worden verder op de hoogte gehouden van het verdere verloop.
Het gemak van op maat gemaakte koppelingen
Naast de registratie van klantcontact heeft Benelux Group ook een koppeling gemaakt met het ERP systeem om alle klantgegevens in M-Files beschikbaar te maken zoals adresgegevens en telefoonnummers. Voordeel is dat naast klantcontacten alle documenten en ander content van klanten opgeslagen kunnen worden bij de klant. Ook is er een koppeling gemaakt met de telefooncentrale die ervoor zorgt dat er een klantkaart wordt geopend op basis van het inkomende telefoongesprek. De medewerker van de klantenservice ziet direct welke klant belt en kan direct starten met het registreren van het contact. Zodra het klantcontact geregistreerd is kan er bij een andere medewerker desgewenst een item in de Outlook kalender worden geplaatst. Hiervoor hebben we een koppeling met Outlook gerealiseerd.
“Voordeel is dat je heel snel processen kunt inrichten, waarmee je processen efficiënt kunt maken, door middel van workflows, maar ook met templates en het zoeken naar documenten wat klantgerelateerd is gaat enorm snel.”
Hans Meijer, Teamleider backoffice Stokvis Service B.V.
Volledige rapportages
Vanuit kwaliteitsoogpunt kan Stertil nu zeer frequent rapportages maken welk klantcontact er in het verleden is geweest en daarop sturen. Stertil kan nu in M-Files alle informatie onder de klant vinden als:
- Alle klantcontacten
- Facturen
- Contracten
- Onderhoud
- Service
- Tekeningen
Benieuwd hoe ze M-Files ervaren bij Stertil?
Wij werken samen aan projecten
Een prettige werksfeer creëren voor de medewerkers waarbij kwaliteit de norm is, met als ultiem doel tevreden partners/klanten. Down to earth, eerlijk en transparant. No-nonsense is waar we voor gaan.
