Onze IT is extern gehost en dan is het fijn vertrouwen te hebben in Benelux Group die dat vertrouwen niet beschamen. We werken al een paar jaar tevreden met M-Files en volledig AVGcompliant.
Het Pensioenfonds PGB is een geordende gestructureerde organisatie met aan het hoofd een bestuur, daaronder zes commissies, acht sectorcommissies, een verantwoordingsorgaan, een Raad van Toezicht en een Werkgeversraad en een uitvoeringsorganisatie. Allemaal gevoed met informatie dan wel ondersteund vanuit het Bestuursbureau in Amsterdam.
Er zijn agenda’s, beleidstukken, financiële stukken, kortom een veelheid aan informatie die belangrijk is voor de uiteenlopende commissies en overlegorganen. Mede dankzij Benelux Group en M-Files is Pensioenfonds PGB erin geslaagd om meer orde te brengen en beter grip te krijgen in al die informatiestromen: het is ordelijk en AVG-compliant opgeslagen, makkelijk terug te vinden dankzij een slimme metadatering en (veilig) te delen met alle betrokkenen. En, niet geheel onbelangrijk, er is een integratie met ValidSign, de ondertekening van digitale documenten met wettelijke bewijskracht en met iWriter, voor een gestructureerde aanmaak van ‘standaard’ documenten.
Frans van Veen, actuaris bij Pensioenfonds PGB: “Het geld van de deelnemers moeten we zo zorgvuldig mogelijk beheren en beleggen om ze later van een goed pensioen te kunnen voorzien. Alle handelingen en gegevens worden gemonitord en waar nodig en waar van toepassing in de diverse commissies en toezichthoudende organen besproken. Alles ten behoeve van de verantwoording van ons handelen. Uiteraard is dan een adequaat en transparant (informatie)beheer cruciaal voor zowel de deelnemers en de ondernemingen als het bestuur en de commissies.
Daarover vindt binnen Pensioenfonds PGB geregeld overleg plaats in overleggen, vergaderingen etc. Dat gebeurt aan de hand van vergaderstukken en -agenda’s die zijn opgeslagen in iBabs, een speciaal voor dat doel bedoeld systeem. Dáár lag voor ons wel een uitdaging. Het terugvinden van betreffende stukken met alle bijbehorende informatie liep niet altijd even lekker. Informatie stond verspreid op netwerkschijven, in individuele mappen, in iBabs, in MS Office en werd vanaf daar – niet voor iedereen altijd even logisch – ontsloten.”
Elske Heringa, managementassistente op het Bestuursbureau: “We hadden behoefte aan volledigheid, meer inzicht en overzicht in de historie van belangrijke specifieke informatie, zoals contacten en contracten, informatie over nieuwe aansluitingen etc. Die zat voorheen allemaal in verschillende mappen op een schijf en dan (ook) in iBabs, onze werkomgeving voor het structureren van al die vergaderingen. Lastig om dan nog het overzicht te bewaren. Daarnaast wilden we graag meer orde in de informatiestructuur aangevuld met specifieke documentmanagement functionaliteit, zoals versiebeheer, toegangsrechten, metadatering, zoekfunctionaliteit.
Met een vergadersysteem of MS Office alleen kom je niet veel verder, dan blijft het nog steeds veel zoeken, weinig vinden en geen of te weinig overzicht. Met M-Files zijn we erin geslaagd daarin structuur aan te brengen.” Informatie is nu veel beter vindbaar en deelbaar. Alles is georganiseerd op basis van gremia en gestructureerd gemetadateerd in M-Files als one single point of truth, waar belanghebbenden aan de hand van rechten en bevoegdheden bij informatie kunnen en die kunnen bewerken, muteren en ga zo maar door.
“We wilden graag meer orde in de informatiestructuur aangevuld met specifieke documentmanagement functionaliteit, zoals versiebeheer, toegangsrechten, metadatering, zoekfunctionaliteit. Met een vergadersysteem of MS Office alleen kom je niet veel verder, dan blijft het nog steeds veel zoeken, weinig vinden en geen of te weinig overzicht. Met M-Files zijn we erin geslaagd daarin structuur aan te brengen.”
Wij hebben Pensioenfonds PGB bijgestaan in het organiseren en inrichten van de belangrijkste informatieprocessen, -stromen en de relaties daarmee met de diverse belanghebbenden met al hun rechten en plichten. Van Veen: “Nadat we wat van onze wensen hadden ingegeven in een zoekopdracht vonden we Benelux Group die wat ons betreft de juiste ervaring had met voor ons de juiste programma’s en oplossingen en waar we vertrouwen in hadden. Een belangrijk onderdeel van de gunning was een tweetal integraties: de ene was die met i-Writer, geavanceerde Document Composition software die gebruikers in staat stelt consequent en consistent documenten aan te maken volgens bepaalde vaste patronen en conditioneel met tekstblokken en regels voor bijvoorbeeld specifieke contracten of communicatiedocumenten. Dat brengt vooral uniformiteit in de (creatie van) uitgaande documenten. De andere eis was een integratie met ValidSign, de software voor digitale ondertekening die we in gebruik hebben om zo digitale documenten ook digitaal en mét wettelijke bewijskracht, te ondertekenen en daarmee accorderingsprocessen aanzienlijk te versnellen. M-Files had daar geen moeite mee en dat gaf vervolgens de doorslag. Deze combinatie scheelt ons veel tijd en dus veel geld.”
Die digitale ondertekening gaat naast (interne) facturen veelal om contracten met bij het Pensioenfonds PGB aangesloten ondernemingen. “Daarin wijzigt nogal eens iets en dat moet dan wel steeds worden vastgelegd aan de hand van (ondertekende) aanpassingen van contracten”, aldus Heringa. “Per jaar gaat dat om zo’n 300 bedrijven. Ook die zaken hebben we nu helemaal onder controle met M-Files. We hebben dezelfde structuur van iBabs ook in M-Files aangehouden, zodat het voor gebruikers sneller te doorgronden zou zijn. Er wordt vanuit virtuele mappen in M-Files gewerkt. Dat is een voordeel gebleken in de acceptatie van en werkbaarheid in M-Files.”
Van Veen is erg te spreken over de samenwerking met Benelux Group:
“We wilden graag meer orde in de informatiestructuur aangevuld met specifieke documentmanagement functionaliteit, zoals versiebeheer, toegangsrechten, metadatering, zoekfunctionaliteit. Met een vergadersysteem of MS Office alleen kom je niet veel verder, dan blijft het nog steeds veel zoeken, weinig vinden en geen of te weinig overzicht. Met M-Files zijn we erin geslaagd daarin structuur aan te brengen.” – Elske Heringa, managementassistente, PGB Pensioenfonds.
Een prettige werksfeer creëren voor de medewerkers waarbij kwaliteit de norm is, met als ultiem doel tevreden partners/klanten. Down to earth, eerlijk en transparant. No-nonsense is waar we voor gaan.
