Case:
NIZO

NIZO was al een tevreden M-Files gebruiker, maar voor het opzetten en uitrollen van haar kwaliteitsmanagementsysteem maakte het bedrijf maar wat graag ook gebruik van de QMS module die M-Files inmiddels heeft. De implementatie werd samen met ICT- (en M-Files) partner Benelux Group uitgevoerd.

Case-NIZO-Partnerversie-Def-ID-21647

NIZO onderzoekt de kwaliteit van voedselproducten en ingrediënten en is expert op gebied van eiwitten, bacteriën en processing. Iris van der Wal, Kwaliteitsmanager: “Hierin staan we als Contract Research Organisation (CRO) mondiaal aan de top, met de beschikking over de grootste ‘pilot plant’ van Europa. Dat is een apart onderdeel binnen NIZO waar we onderzoek uitvoeren om specifieke nieuwe ontwikkelingen in relatie tot proces, product- en/of smaakontwikkeling kunnen testen en opschalen.”

Informatie, processen en procedures

“Processen, procedures en informatie moeten naadloos zijn afgestemd op elkaar en op de certificerings- en kwaliteitseisen die binnen onze werkomgeving gelden. Daarvan zijn er binnen NIZO nogal wat, zoals je je kunt voorstellen. Informatiebeheer en bereikbaarheid van de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek is cruciaal.” Van der Wal is als Kwaliteitsmanager (mede) verantwoordelijk voor die bereikbaarheid, actualiteit en traceerbaarheid van informatie.

Case-NIZO-Partnerversie-Def-ID-21647 2

“Toen ik hier enkele jaren geleden aantrad, was NIZO net in een overgangsfase. In de oude situatie was veel informatie over procedures, protocollen en werkinstructies op netwerkschijven of op papier beschikbaar. Daardoor was de toegankelijkheid niet zo goed als gewenst. Kwaliteitsmanagement is echter cruciaal voor het bestaansrecht van NIZO. Alles moet op elk moment traceerbaar, reproduceerbaar en controleerbaar zijn. De vastgestelde procedures over hoe specifieke processen worden afgehandeld vormen een essentieel onderdeel van de bedrijfsveiligheid, laboratoriumveiligheid en voedselveiligheid. Het betreft echter complexe processen en onderwerpen, met daarnaast veel betrokkenen. Voor het documentbeheer maakte NIZO al gebruik van M-Files. Tot tevredenheid, maar toen ik begon over een nieuw aan te schaffen en in te richten kwaliteitsmanagementsysteem, kon onze ICT-partner Benelux Group direct melden dat die optie inmiddels óók binnen M-Files aanwezig is.”

“Het systeem is eigenlijk kinderlijk eenvoudig en daarmee doeltreffend.”

Iris van der Wal, kwaliteitsmanager NIZO

Grote voordelen

Dat betekende grote voordelen. Immers, de look & feel en de systematiek van M-Files waren al bekend binnen NIZO. Van der Wal: “Alle procedures en protocollen met de bijbehorende informatie moesten beschikbaar komen in M-Files. Aanpassingen of aanvullingen kunnen daarin alleen door de proceseigenaren en -controleurs worden gedaan. Uiteraard gebeurt wel alles binnen de kaders die ervoor gelden vanuit het kwaliteitsmanagementsysteem. Voor alle anderen zijn de documenten als pdf leesbaar, maar niet muteerbaar.

Die betrokkenheid van de proceseigenaren en controleurs bij het bijhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem leidt ertoe dat mensen veel meer gaan nadenken over de te volgen werkwijzen, aldus Van der Wal. “Zij zien vanuit de praktijk wat het meest haalbaar en werkbaar is, zonder concessies te doen aan de gestelde voorwaarden en de gewenste kwaliteitstandaarden. De voorwaarden en het te voeren beleid leiden tot werkinstructies en de toegankelijkheid van die werkinstructies is geborgd in M-Files. Daar is alles snel en effectief terug te vinden, welke ingang om te zoeken je ook gebruikt. Voor de ene specialist zal dat een andere insteek zijn dan voor de andere. M-Files maakt het mogelijk informatie terug te vinden met intelligente metadata op basis van wat het is en niet op basis van waar het is. De flexibel in te richten, maar geborgde workflows in de M-Files QMS-module zorgen er vervolgens voor dat elke stap te monitoren is. Met M-Files als basis voor de ordening van onze informatie en processen voor kwaliteitsmanagement kan ik elke auditor direct laten zien wat de status is van informatie, processen, resultaten en het gebruik van de procedures. Het systeem is eigenlijk kinderlijk eenvoudig en daarmee doeltreffend.”

Wij werken samen aan projecten

Een prettige werksfeer creëren voor de medewerkers waarbij kwaliteit de norm is, met als ultiem doel tevreden partners/klanten. Down to earth, eerlijk en transparant. No-nonsense is waar we voor gaan.

Vergelijkbare cases