Case:
Boland

Met de introductie van M-Files beschikt Boland bovendien over meer inzichten. ‘M-Files maakt mijn taak een stuk makkelijker. We werken er nu ruim twee jaar mee en ik kan wel zeggen dat M-Files ons de rust en kwaliteit heeft gebracht waarnaar we op zoek waren.' - Laura Bes

TOONAANGEVENDE FEESTARTIKELENLEVERANCIER BOLAND VOLLEDIG COMPLIANT:

Document- en kwaliteitsbeheer wordt een feestje door inzet M-Files!

 

It’s party time! Dat is de slogan van Boland, uitgegroeid tot een grote wereldspeler in feestartikelen. Ook bij een feestje hoort een goede documentstructuur en kwaliteitsbewaking. Het bedrijf werkte altijd met een eenvoudige mappenstructuur. Dat kan bij een beperkt aantal documenten. Maar naarmate Boland groeide en het aantal documenten steeg, evenals de belangen en verantwoordelijkheden die meespelen, kwamen ze voor een forse uitdaging te staan. De oplossing werd gevonden in M-files. ‘Dit maakt ons weer volledig compliant en verschaft alle betrokkenen de juiste garanties. Nu en in de toekomst.’

Boland is als familiebedrijf al 50 jaar actief in de wereld van feestartikelen. Het assortiment is inmiddels uitgebreider dan ooit. Mensen houden blijkbaar wel van een feestje en er is altijd wel een aanleiding om wat te vieren. Of het nu een verjaardag is, een themafeest, carnaval of Halloween; Boland heeft een ruime collectie kostuums, accessoires en decoratie voor elke gelegenheid.

banner-boland

Kwaliteit garanderen

Laura Bes houdt zich bezig met het beheer en op orde houden van de kwaliteit van de te leveren producten, en dus ook met de daarbij horende documenten. ‘Je begrijpt dat de productie van feestartikelen onder strikte controle staat. Rondom elk product werd zo een compleet dossier gevormd met aanvullende informatie, certificaten, testrapporten, etc. Allemaal nodig voor de juiste levering in de juiste kwaliteit voor de juiste doelgroep. Artikelen die bijvoorbeeld heel klein zijn, zijn niet geschikt voor kleine kinderen en moeten worden voorzien van een veiligheidswaarschuwing. De kwaliteit van specifieke producten of onderdelen moet kunnen worden gegarandeerd en dat gebeurt aan de hand van documentatie over het productieproces, de samenstelling van een product, rapporten over de productsamenstelling, welke stoffen er zijn gebruikt, allergie-informatie en ga zo maar door.

Kortom, een breed scala aan en grote diversiteit in documenten moet onze klanten de juiste garantie geven. De garantie dat wat hij koopt veilig is voor de doelgroep waarvoor hij het koopt en dat de kwaliteit van het product is gegarandeerd. Ook voor ons is het echter belangrijk te weten welke producten aan welke eisen (moeten) voldoen. De wet is daar heel strikt in.’

Benelux Group en M-Files

‘We hebben het uiteindelijk heel pragmatisch aangepakt: een zoektocht op het internet bracht ons bij drie partijen, waarvan we het vertrouwen hadden dat daar de oplossing bij zou zitten die we voor ogen hadden. Uit die drie kwam vervolgens de Benelux Group met M-Files naar voren als de best passende partij met de beste oplossing. Voor ons was dit een nieuw terrein, we zijn leverancier en importeur van feestartikelen. Digitalisering vindt uiteraard ook bij ons plaats, maar dit was toch wel heel specifiek. Benelux Group gaf ons echter een heel goed idee van M-Files en dat sloot naadloos aan op de kwaliteit en effectiviteit die we voor ogen hadden met betrekking tot informatiebeheer en compliancy.’

Duizenden dossiers onder beheer in M-Files

Boland is een grote internationaal werkende partij. Zij bedenken – al dan niet samen met de klant – en leveren de artikelen die een feest extra glans kunnen geven. Dat betekent ook dat bij bijna al die duizenden producten (zo’n 5000) een dossier hoort met daarin alle informatie over het product. Laura: ‘De mappenstructuur die we hadden ontwikkeld over de tijd moest eigenlijk worden omgezet in een systeem waarbij documenten snel en effectief gezocht en gevonden konden worden. M-Files is in staat om op basis van de inhoud van die documenten een eenvoudige zoekmethode te introduceren en het beheer van al die documenten sterk te vereenvoudigen. Benelux Group bleek voor ons een betrouwbare en efficiënte partner die begreep hoe wij werkten en welke processen ten grondslag liggen aan onze business. Daarmee zijn ze aan de slag gegaan en hebben een perfect passende oplossing ingericht.’

“….‘M-Files biedt naast het uitstekende informatiebeheer en de innovatieve manier waarop documenten worden beheerd ook integratiemogelijkheden die ons verder kunnen brengen.”

Laura Bes, Boland

Dossierbeheer op inhoud

Hoe lang een dossier moet worden bewaard hangt een beetje af van hoe lang een product in het assortiment zit. Laura: ‘Meestal gaat het om zo’n 5 tot 10 jaar. Maar gedurende die tijd moeten we wel steeds alles op orde hebben en precies weten wanneer bijvoorbeeld een testrapport, garantie of certificering verloopt of een product is aangepast qua productieproces. In de mappenstructuur moesten we zelf op zoek naar die informatie. Met M-Files beschikken we over een automatische rapellering zodat het systeem zelf tijdig aangeeft wanneer een rapport of vergelijkbaar document verloopt. M-Files weet ook welke documenten wat aan inhoud bevat, zodat je alles snel kunt vinden. De ‘disclaimers’ op de producten bijvoorbeeld, worden via M-Files beheerd in de bijbehorende workflow en zijn nu altijd up-to-date en direct beschikbaar om toe te voegen aan het product.’

Dossiers overbrengen naar M-Files

De duizenden dossiers moesten vervolgens vanuit het ‘mappensysteem’ worden overgezet naar M-Files. Laura: ‘Het automatisch overzetten van de dossiers bleek heel ingewikkeld. Er waren simpelweg te veel variabelen. Daarom hebben we besloten dat zelf op te pakken. Dat moment gebruikten we meteen om de dossiers op te schonen. Daar is best veel werk in gaan zitten, maar de hoeveelheid tijd en energie die we er aan de voorkant hebben ingestopt komt er aan de achterkant dubbel en dwars uit in kwaliteit, effectiviteit en snelheid. M-Files helpt ons om op elk moment compliant te zijn en precies te beschikken over de juiste inzichten met betrekking tot producten en productinformatie. Kwaliteitsmanagement wordt een feestje op deze manier.’

Gebruiksvriendelijk en veel integratiemogelijkheden

Laura: ‘M-Files biedt naast het uitstekende informatiebeheer en de innovatieve manier waarop documenten worden beheerd ook integratiemogelijkheden die ons verder kunnen brengen. Zoals de integratie die wij hebben met ons ERP-systeem Unit4 AW. Daarin wordt alle product- en leveranciersinformatie bijgehouden. Bij de introductie zagen we direct nog meer nieuwe mogelijkheden. Die komen nog wel aan bod, eerst wilden we dit kwaliteitsmanagementsysteem introduceren en volledig onder de knie hebben, voor we aan iets nieuws beginnen.’

Benelux Group heeft alle processen rondom het beheer en de uitlevering van producten in kaart gebracht en daar de inrichting van M-Files op aangepast. Laura: ‘De gesprekken met de mensen van Benelux Group verliepen erg prettig. Ze wisten duidelijk hoe het werkte en ofschoon dit misschien weer een heel specifieke markt is: de inrichting van een kwaliteitsmanagementsysteem op basis van M-Files en een serie complexe en vaak technische documenten verschilt niet zo veel van andere technische omgevingen. Het grote voordeel van M-Files is dat de documenten worden ‘herkend’ en beheerd op basis van wat er in staat. Het is een superintelligent systeem met veel mogelijkheden.’

Meer inzichten, snellere audits, altijd overzicht

‘De kwaliteit van specifieke producten of onderdelen moet kunnen worden gegarandeerd en dat gebeurt aan de hand van documentatie over het productieproces, de samenstelling van een product, rapporten over de productsamenstelling, welke stoffen er zijn gebruikt en allergie-informatie. M-Files heeft ons daar heel goed bij geholpen”, vindt Laura.

Met de introductie van M-Files beschikt Boland bovendien over meer inzichten. ‘M-Files maakt mijn taak een stuk makkelijker. We werken er nu ruim twee jaar mee en ik kan wel zeggen dat M-Files ons de rust en kwaliteit heeft gebracht waarnaar we op zoek waren. Ook de audits door de Voedsel- en Warenautoriteit verlopen een stuk sneller en efficiënter nu. Op naar het volgende project zou ik zeggen…’

Wij werken samen aan projecten

Een prettige werksfeer creëren voor de medewerkers waarbij kwaliteit de norm is, met als ultiem doel tevreden partners/klanten. Down to earth, eerlijk en transparant. No-nonsense is waar we voor gaan.

Vergelijkbare cases