De Benelux Group helpt bedrijven te groeien mede door te laten zien dat dagelijkse processen, in het beheren van informatie, efficiënter kunnen. We delen 7 tips voor jouw bedrijf zodat ook jij jouw informatie en processen optimaal kan beheren. Deze tips zorgen er voor dat je efficiënter en productiever kunt werken en het levert een besparing op, in tijd én geld.

Hier zijn de 7 tips om jouw bedrijf naar een volgend niveau te tillen.

1. Vind informatie onafhankelijk van platform

Veel bedrijven hebben informatie op verschillende plekken opgeslagen. Denk aan een externe server, draagbare media, cloud oplossingen, e-mail, lokale hardeschijf, etc. In plaats van dat informatie in een enkele, monolithische repository moet worden opgeslagen, ondersteunt de open architectuur van M-Files verbindingen naar andere systemen en repositories, waaronder gedeelde netwerkbestanden, e-mail, services voor het delen van bestanden, CRM, ERP, legacy ECM-systemen en meer. Informatie kan ter plekke worden geraadpleegd en beheerd zonder andere systemen en processen te storen. Dus één platformonafhankelijk systeem om alle informatie zowel intern als extern te organiseren en beheren.

2. Context, WAT in plaats van WAAR

M-Files Intelligent Metadata Layer (IML) biedt een praktische manier om bedrijfskritieke documenten uit verschillende bronnen in één weergave te bundelen door gebruik te maken van metadata. Het maakt niet uit waar bestanden zijn opgeslagen, je kunt deze altijd vinden, openen en beheren.

Hiermee kan je al jouw SharePoint-sites, netwerkmappen, gedeelde bestanden en andere contentrepository’s zoals OpenText, Documentum, Box, Dropbox, Salesforce en meer samenbrengen. Omdat de informatie doorzoekbaar is op basis van wat het is en niet waar het is opgeslagen, hoeven gebruikers hun tijd niet zinloos te besteden aan het zoeken naar informatie uit afzonderlijke legacy-opslagplaatsen, maar ze kunnen de benodigde informatie in de juiste context vinden.

3. Automatiseer processen

Verander de manier waarop je informatie gebruikt zonder bestaande processen te verstoren. Het zoeken naar en vinden van relevante informatie is belangrijk, maar het is nog belangrijker om die informatie te gebruiken op een manier die de samenwerking verbetert en jouw bedrijfsprocessen en workflows ondersteunt.

Het handmatig beheren van dagelijkse processen kost veel tijd. Het implementeren van workflows helpt consistentie te garanderen door te controleren of elke stap in je bedrijfsproces wordt gevolgd.

Workflows helpen werktijd vrij te maken door bedrijfsprocessen te automatiseren. Geautomatiseerde workflows stroomlijnen gemeenschappelijke bedrijfsprocessen – zoals contractgoedkeuringen, gecontroleerde inhoud en facturering – zodat jij productief kunt blijven en compliance kunt garanderen. Je ontvangt automatisch een melding wanneer er een taak is die moet worden afgehandeld.

M-Files bewaakt automatisch elke stap van het bedrijfsproces. Alle workflowstappen worden bijgehouden in de versiegeschiedenis van elk bestand. Je kunt je bedrijf audit-proof maken terwijl je volledig inzicht krijgt in alle belangrijke bedrijfsprocessen.

4. Altijd toegang tot je bestanden

Heeft jouw bedrijf toegang tot belangrijke documenten via smartphone of tablet – zelfs als je geen internettoegang hebt?

Met onze apps heb je altijd toegang hebt tot je bedrijfsinformatie vanaf laptop, iPhone-, iPad- en Android-apparaten. Zelfs als je geen internettoegang hebt kan je met behulp van de offline modus altijd bij je bestanden. Je werkt dan aan een lokale kopie van het document. Wanneer de internetverbinding terugkeert stemt M-Files jouw versies af met de master-kopie in de kluis waarbij versieproblemen worden vermeden.

5. Digitaal samenwerken

Maak het gemakkelijk om met je collega’s samen te werken, ook op afstand. Als jij nog steeds tijd besteedt aan het toevoegen van bestanden aan e-mails en het verzenden van verschillende versies dan wordt het hoog tijd dat hier verandering in komt. Er is namelijk een eenvoudigere manier om efficiënt digitaal samen te werken. Deel hyperlinks naar de bestanden met M-Files in plaats van deze in zijn geheel te versturen. Ook is het mogelijk om taken toe te wijzen gekoppeld aan een document en collega(‘s). Naast een directe collega binnen jouw organisatie is het ook mogelijk om met externe gebruikers aan documenten te werken.

6. Ondertekenen digitaal

Elimineer de problemen, kosten en beveiligingsrisico’s die inherent zijn aan papieren en handmatige documentgoedkeuringsprocessen. Elk bedrijf heeft documenten die handtekeningen vereisen – contracten, inkooporders, overeenkomsten, enz.. Voor veel bedrijven blijft dit een handmatig proces dat plaatsvindt via e-mail (print en scan) of volledig op papier. Het gevolg is dat verschillende versies van bestanden zich verspreiden, documenten zoek raken, tijd verloren gaat en het operationele risico toeneemt. Met digitaal ondertekenen maak je het ondertekenen van documenten voor jouw bedrijf veilig, simpel en snel.

7. Omarm versiebeheer

De functies voor versiebeheer in M-Files zorgen ervoor dat je altijd toegang hebt tot de nieuwste versie van een document. Het is eenvoudig om te zien wat er is veranderd, wie het heeft gedaan en wanneer de wijziging is aangebracht, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken of je wel de juiste versie hebt gevonden.

Het doorzoeken van meerdere versies van hetzelfde bestand en het vergelijken van wijzigingen kost tijd en vermindert de productiviteit. Ontdek de krachtige versiebeheer functies waarmee documenten veel efficiënter beheerd worden.

Is het tijd om ook jouw bedrijf naar het volgende niveau te tillen? Via de onderstaande knop krijg je 30 dagen GRATIS de beschikking over de Tools om alle 7 tips die wij hierboven hebben besproken toe te passen en meer! Mocht je hulp nodig hebben of ben je benieuwd naar de verschillende oplossingen die de Benelux Group ontwikkeld heeft voor bedrijven? Neem dan contact met ons op via +31 (0)85 051 3000 (Nederland) / +32 (0)24 866 360 (België, Luxemburg) of stuur ons een e-mail.